В современном бизнесе электронная почта хоть и позволяет мгновенно доставлять сообщения, все-таки не считается самым идеальным способом общения с учреждениями, деловыми партнерами или клиентами. Во многих случаях легче провести телефонный разговор и обсудить возникшие вопросы, чем написать длинное текстовое сообщение.

Иногда, однако, выбора нет, так как неизвестен номер телефона нашего собеседника или требуется создать длинное коммерческое предложение или запрос. В этом случае емейл маркетинг будет оптимальным вариантом деловой переписки. Стоит учитывать правила переписки, так как стиль написания письма демонстрирует степень уважения к адресату.

Одним из основных правил переписки считается соблюдение сроков отправки писем. Никто не любит долго ждать ответа. Чем скорее вы ответите, тем лучше. Если вы очень заняты, и знаете, что не сможете в ближайшее время ответить, поблагодарите за сообщение и напишите, когда сможете дать полноценный ответ. Такое отношение к собеседнику, безусловно, имеет больше шансов на понимание.

Всегда стоит помнить о том, что первое впечатление - самое важное. Независимо от того, кто является получателем вашей электронной почты, не нужно забывать о любезности в начале сообщения. Начинать письмо рекомендуется со слов "Уважаемый клиент" и аналогичных выражений. Для повышения качества переписки можно создать шаблон и заказать html письмо для рассылки у специализированных сервисов. Шаблон позволит соблюдать правила деловой переписки и сэкономит время на создание и рассылку сообщений.

Обязательно требуется придерживаться правил орфографии и пунктуации. Обычно компании стараются не допускать ошибок в коммерческих предложениях, рекламных баннерах или постах в социальных сетях. Так же нужно относиться и к электронной почте - официально и серьезно. Один фатальный опечаток может препятствовать сотрудничеству и даже подорвать авторитет компании.

При использовании шаблонов необходимо следить за тем, чтобы раскрыть тему полностью и ответить на все вопросы. В противном случае у клиента может сложиться впечатление, что он переписывался с неквалифицированным сотрудником или автоответчиком, и к нему не относятся серьезно. Также желательно избегать употребления специфических отраслевых терминов или стиля подачи информации, который может запутать адресата.

Не стоит забывать и о том, что каждый контакт со своим клиентом - это возможность для активных продаж. Правильная расстановка акцентов позволит установить доверительные отношения, в которых легче убедить собеседника воспользоваться предлагаемыми продуктами или услугами. Покажите клиенту, что он получит, работая с вашей компанией. Подчеркните преимущества, особенно те, которые выделяют вас среди конкурентов.